1. คณะผู้บริหาร พนักงานส่วนตำบล พนักงานจ้าง จำนวน 4 คน
2. สมาชิกสภาองค์การบริหารส่วนตำบล จำนวน 11 คน
3. กำนัน/ผู้ใหญ่บ้าน หรือผู้แทน จำนวน 11 คน
4. ตัวแทนประชาคมตำบล จำนวน 2 คน
5. ผู้แทนส่วนราชการในพื้นที่ เช่น โรงเรียน, รพ.สต. จำนวน 5 คน
ซึ่งในการดำเนินการประชุมประชาคม ได้มีข้อเสนอแนะความคิดเห็นแนวทางร่วมกัน ดังนี้
1. ได้มีการเสนอประเภทของการแข่งขันกีฬา
2. ได้มีการเสนอและเห็นชอบระเบียบการแข่งขันกีฬา
3. ได้มีการพิจารณาเสนอและลงความเห็นเรื่องสถานที่การจัดการแข่งขันกีฬา
จากการดำเนินการจัดประชุมในครั้งนี้ องค์การบริหารส่วนตำบลหนองอียอ จะนำข้อเสนอแนะ ดังกล่าวไปปรับปรุงพัฒนาการดำเนินงานของหน่วยงาน ดังนี้
1. การมีส่วนร่วมในขบวนพาเหรดในวันเปิดสนามมีน้อย ได้ดำเนินการมอบหมายกิจกรรมให้แต่ละหมู่บ้านไปดำเนินการเพื่อการมีส่วนร่วมในพิธีเปิด
2. กลุ่มผู้สูงอายุอยากมีส่วนร่วมในการแข่งขันกีฬา จึงได้จัดให้มีการแข่งกีฬาที่เหมาะสำหรับผู้สูงอายุ เช่น เปตอง ขึ้นเพิ่มเติม
3. ปัญหาการทะเลาะวิวาท ป้องกันโดยขอความร่วมมือผู้นำแต่ละหมู่บ้านร่วมกันรักษาความสงบเรียบร้อย และรักษาความปลอดภัยในการแข่งขันกีฬา รวมถึงมีหน่วยกู้ชีพ และหน่วยรักษาพยาบาลอยู่ประจำสนามตลอดการแข่งขัน
4. ปัญหาเรื่องการตัดสินของกรรมการ แก้ไขโดยใช้กรรมการที่เป็นกลางจากหน่วยงานที่ได้รับการยอมรับ
